Không bán trùng phòng. Không thất thoát tiền.
Phần mềm quản lý khách sạn gồm lễ tân, kênh OTA và hoá đơn điện tử trên cùng một hệ thống. Booking OTA tự cập nhật vào sơ đồ phòng, khoản thu không thể sửa xoá, chủ cơ sở theo dõi doanh thu trên điện thoại.
Kết nối với các kênh OTA phổ biến
Những vấn đề chủ khách sạn thường gặp khi vận hành
Khách tới quầy mới biết phòng đã bán trên Agoda từ hôm qua.
Với KeyStayĐặt, huỷ hay đổi phòng ở đâu thì phòng trống trên mọi OTA cũng tự cập nhật. Mỗi giờ KeyStay so lại với từng kênh và sửa chỗ lệch.
Cuối ca két thiếu tiền, không biết ai đã sửa phiếu.
Với KeyStayKhoản thu đã ghi thì không sửa, không xoá. Muốn huỷ phải ghi lý do, hệ thống lưu tên người làm. Đóng ca bắt buộc đếm tiền.
Một booking phải nhập ba lần: phần mềm lễ tân, trang OTA, phần mềm hoá đơn.
Với KeyStayĐặt phòng, kênh OTA và hoá đơn điện tử dùng chung một dữ liệu. Booking OTA tự thành đặt phòng, hoá đơn lấy đúng số trên folio.
Lễ tân gõ tay số CCCD, ngày sinh của từng khách để khai báo lưu trú.
Với KeyStayQuét mã QR trên CCCD bằng máy quét hoặc camera điện thoại, thông tin tự điền. Xuất file khai báo đúng mẫu Bộ Công an.
Khách nghỉ giờ rồi ở qua đêm, mỗi lễ tân tính tiền một kiểu.
Với KeyStayGiá giờ, qua đêm, ngày đêm cài theo cơ sở. Ở quá ngưỡng thì tự chuyển sang cách tính rẻ hơn cho khách, có bảng giải thích từng dòng.
Muốn biết hôm nay thu được bao nhiêu, phải gọi điện hỏi lễ tân.
Với KeyStay7 giờ sáng KeyAgent gửi báo cáo lên điện thoại. Trong ngày, màn “Hôm nay của chủ” cho xem doanh thu, công suất, công nợ, việc cần bạn quyết.
Điểm khác biệt của KeyStay
Thay thế 3 phần mềm riêng lẻ
Lễ tân, kênh OTA, hoá đơn điện tử, khách hàng và chấm công nằm trong một tài khoản. Không đăng nhập ba nơi, không đối chiếu số giữa các phần mềm.
Một tài khoản quản lý được nhiều cơ sở; mỗi nhân viên chỉ thấy cơ sở và phần việc được giao.
Chống bán trùng phòng
Phòng trống lên OTA ngay khi có thay đổi, đối soát với từng kênh mỗi giờ. Booking về khi đã hết phòng vẫn được nhận và báo khẩn cho lễ tân xử lý.
Hai lễ tân bấm xếp cùng một phòng cùng lúc, hệ thống chỉ nhận một người.
Chống thất thoát doanh thu
Huỷ một khoản là ghi một bút toán đảo có lý do và tên người làm. Ngày đã chốt thì khoá sổ. Số giấy tờ của khách được mã hoá, chỉ hiện 4 số cuối.
Bạn xem được lịch sử từng khoản: ai thu, lúc nào, huỷ vì sao.
Trợ lý AI cho chủ cơ sở
Gửi báo cáo sáng, báo ngay khi có chuyện, nói rõ nguyên nhân, đưa phương án để bạn chọn rồi làm theo sau khi bạn duyệt. Hỏi số liệu bằng tiếng Việt bất cứ lúc nào.
Các sản phẩm của KeyStay
KeyPMS là phần mềm lõi. KeyCMS, KeyERP và KeyAgent bật thêm theo nhu cầu của từng cơ sở.
KeyPMS
Lễ tân, buồng phòng, thu ngânLễ tân mở máy là thấy khách đến, khách đi, phòng còn nợ tiền, booking chưa xếp phòng. Nhận phòng, trả phòng, thu tiền, in phiếu trên cùng một màn.
- Sơ đồ phòng kéo thả, giá giờ và qua đêm tự tính
- Quét CCCD, xuất file khai báo lưu trú
- Ca và quỹ có đếm tiền, tự chốt ngày
KeyCMS
Bán phòng trên OTAKết nối Booking.com, Agoda, Expedia, Trip.com bằng mã khách sạn. Giá, phòng trống đi lên, booking đi về, không gõ lại.
Xem KeyCMS →KeyERP
Hoá đơn, khách hàng, chấm côngHoá đơn điện tử lấy đúng số trên folio, tự xuất khi trả phòng. Hồ sơ khách, điểm thưởng, tin nhắn Zalo, Facebook về một chỗ.
Xem KeyERP →KeyAgent
Trợ lý riêng của chủ cơ sởNhư một quản lý vận hành ngồi cạnh bạn: báo cáo mỗi sáng, cảnh báo khi doanh thu, công suất bất thường, đưa phương án để bạn chọn và làm theo sau khi bạn duyệt.
- Báo cáo sáng, cảnh báo bất thường kèm nguyên nhân
- Tổng đài AI nghe máy 24/7, giữ chỗ và gửi link VietQR
- Mọi thay đổi chờ bạn duyệt, có nhật ký
Giao diện KeyStay
Màn hình lễ tân, buồng phòng, chủ cơ sở dùng hằng ngày, trên máy tính và điện thoại.
01 / 12
KeyAgent - trợ lý AI cho chủ cơ sở lưu trú
KeyAgent theo dõi doanh thu, công suất, huỷ phòng và công nợ của khách sạn, báo cho bạn khi có bất thường kèm nguyên nhân và phương án xử lý. Bạn duyệt phương án nào, KeyAgent thực hiện phương án đó và báo lại kết quả.
- Báo cáo sáng gửi lên điện thoại hoặc Zalo lúc 7 giờ
- Cảnh báo tức thì: bán vượt phòng, OTA lệch, công nợ quá hạn, doanh thu giảm bất thường
- Hỏi bất kỳ số liệu nào bằng tiếng Việt, nhờ phân tích vì sao tăng giảm
- Chín tác tử làm thay việc: định giá, nghe tổng đài, trả lời tin nhắn, nhập liệu, khớp tiền ngân hàng
Quản lý một ngày làm việc ở quầy lễ tân
Xem công việc trong ngày
6 khách đến, 4 khách đi, 1 phòng còn nợ, 2 booking OTA chưa gán phòng.
Trả phòng, thu tiền, in phiếu
Tiền phòng tính theo giờ trả thực tế, thu nhiều phương thức, phiếu thu có số tiền bằng chữ.
Nhận phòng bằng quét CCCD
Quét QR trên thẻ, form tự điền. Khách cũ hiện số lần đã ở để chào cho đúng.
Xếp phòng tự động cho khách đoàn
Chọn loại phòng × số lượng, hệ thống chọn dãy phòng liền nhau, phòng sạch trước.
Chốt ngày tự động
Khách không đến tự đánh no-show, giá & phòng trống vẫn đồng bộ lên OTA.
Phù hợp với khách sạn, homestay, farmstay và nhà nghỉ giờ
Mỗi cơ sở tự cài giá giờ, combo giờ, qua đêm, ngày đêm, giá cuối tuần và ngày lễ. Khi khách ở quá giờ, hệ thống tự chuyển sang cách tính có lợi cho khách.
Khách sạn 1–3 sao
Nhiều loại phòng, đoàn, công ty ghi nợ, hoá đơn điện tử.
Homestay
Ít phòng, chủ tự vận hành trên điện thoại, bán qua OTA.
Farmstay
Căn, lều, nhà gỗ; combo dịch vụ, ăn sáng tự tính theo số khách.
Nhà nghỉ giờ
Giờ đầu + giờ tiếp, combo giờ, tự chuyển sang qua đêm khi rẻ hơn.
Câu hỏi thường gặp
Tôi chưa dùng phần mềm quản lý bao giờ, có tự cài được không?
Được. Cơ sở mới có sẵn cấu hình cho khách sạn nhỏ ở Việt Nam: giờ nhận, trả phòng, ca làm việc, giá theo ngày thường và cuối tuần. Bạn thêm phòng, nhập giá (hoặc nhập từ file Excel mẫu) rồi gửi link mời cho nhân viên.
Có phải mua máy chủ hay cài đặt gì không?
Không. KeyStay chạy trên trình duyệt ở máy tính, máy tính bảng, điện thoại và cài được lên màn hình chính như một ứng dụng. Máy quét CCCD loại USB và máy in nhiệt K80 dùng được ngay.
Đang dùng phần mềm khác thì chuyển sang thế nào?
Có thể chạy song song thời gian đầu. Loại phòng, phòng, dịch vụ, công ty, khách nhập từ file Excel mẫu; booking OTA về thẳng KeyStay sau khi kết nối. Đội KeyStay hỗ trợ khi chuyển đổi.
Có bắt buộc mua cả 4 sản phẩm không?
Không. KeyPMS là phần bắt buộc; KeyCMS, KeyERP, KeyAgent bật thêm khi cần. Bản dùng thử có đủ các sản phẩm chính. Xem Bảng giá.
Khai báo lưu trú có đúng mẫu không?
File xuất theo mẫu của Bộ Công an cho cả công dân Việt Nam và người nước ngoài, để tải lên trang khai báo. Trạng thái “đã khai báo” được theo dõi theo từng khách.